¿Qué relación existe entre la facturación electrónica y la ciberseguridad?
Ciberseguridad
Para muchas organizaciones pueden resultar inquietante migrar todo el proceso de facturación a la web y comenzar a manejar documentos digitales, ya que con todo lo que escuchamos a diario sobre fraudes y captura de datos por internet, es muy difícil confiar de forma espontánea en ese mecanismo, sobre todo si no se es precisamente un nativo digital.
Por este motivo, es muy importante que, a pesar de los riesgos de violación de la privacidad que pueden existir en internet, también muchas las garantías de seguridad y mecanismos que se pueden usar para minimizar el temor que existe de que pueda llegar a sentir al respecto.
Durante el artículo de hoy queremos contarle, en primer lugar, qué es la ciberseguridad y cómo funciona la facturación electrónica. Además, también explicaremos cómo son las características técnicas específicas que afirman las condiciones de ciberseguridad necesarias y suficientes para trabajar con tranquilidad, así como prevenir todos los inconvenientes que nos podemos encontrar por el camino.
¿Qué es la ciberseguridad?
La ciberseguridad es el conjunto de herramientas, políticas, acciones, directrices, métodos, prácticas y tecnologías utilizadas para proteger a los usuarios y a los activos de información de una empresa que se procesa, almacena y transporta por sistemas interconectados.
Los activos de información son los datos y el conocimiento que tienen valor para una empresa ya que son muy necesarios para que las funciones se lleven a cabo y se consigan los objetivos planificados por los directivos de la organización. Esto se debe encontrar de acuerdo con la definición ofrecida por la norma ISO 27001.
¿Cómo funciona la seguridad de la facturación electrónica?
La seguridad de la información que se registra en las facturas electrónicas se garantiza por tres mecanismos diferentes que se encuentran integrados como partes fundamentales de su composición como lo son el código CUFE, el formato XML y la firma electrónica, siendo aspectos que individualmente responden a distintas lógicas y que, en conjunto salvaguardan los datos en el proceso de envío y recepción.
El código CUFE o código único de facturación electrónica, es una combinación alfanumérica irrepetible que sirve para identificar cada factura electrónica de forma individual y, simultáneamente, reconocer cada transacción de forma exclusiva, con los datos sobre los montos, el objetivo social, las empresas implicadas, etc.
El formato XML, sigla que corresponde a las palabras en inglés extensible markup language es el lenguaje utilizado para decodificar la información de las facturas electrónicas en el momento en que son envidas a la DIAN y en el momento en que la entidad las devuelve a las organizaciones. Esto, con el fin de que las personas involucradas en el proceso pueden verlas, sin embargo, para entenderlas es necesario hacer un proceso de adaptación de lenguaje que implica algunas nociones del lenguaje en el que está codificada la factura en dicho formato.
Cuando se crea una factura electrónica en el sistema elegido para ello, este deberá codificar los datos y lo convierte en un archivo XML, y la DIAN, al recibirlo, lo decodifica utilizando un código específico para después timbrarlo y sellarlo. Con dicho proceso, se valida que la persona o empresa que envía la factura es real y que se encuentra inscrita en los registros correspondientes. El sistema verifica que la factura electrónica cumpla con los requisitos técnicos exigidos por la autoridad antes de reenviarla.
La otra parte fundamental de las facturas electrónicas que garantiza la seguridad de la información es la firma electrónica, mecanismo que relaciona la identidad de una persona con un documento y que tiene el mismo efecto jurídico que la firma realizada de forma manual.
Todos los requisitos aseguran que el proceso sea transparente y que se reduzcan de forma significativa los riesgos inherentes a la facturación de papel, como por ejemplo la posibilidad de pérdida de los documentos o el daño de los mismos, factores que se convertían en un grave inconveniente para los empresarios cuando sucedían.
Software para ISO 27001
El estándar internacional ISO 27001, junto con todas las normas que componen su familia, generan todos los requisitos necesarios para poder implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de una forma rápida y sencilla, además, el Software ISOTools Excellence para ISO 27001 presta solución a todas estas cuestiones que se plantean a la hora de implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información en una empresa.
