Ladrones de tiempo en TI: cómo evitarlos

Ladrones de tiempo en TI

En lo relativo a los ladrones de tiempo en el interior de las empresas, las estadísticas sobre productividad de los empleados estiman que el trabajador promedio es productivo durante 2 horas y 48 minutos al día. No obstante, los índices de productividad no concuerdan con las jornadas laborales, las cuales son extensas y las tareas exigentes especialmente en el área de TI (tecnología de la información).

Cabe mencionar la existencia de una serie de ladrones de tiempo los que caen los miembros de TI. A continuación, se describen cuatro áreas comunes en las que el personal de TI pierde eficiencia y tiempo, junto con algunas sugerencias sobre cómo reducirlas:

1. Mantenimiento de software

Los departamentos de TI siguen dedicando al menos la mitad de su tiempo al mantenimiento del software. Esto es el mantenimiento de sistemas antiguos a los que se les coloca parches para para que sigan funcionando.

No obstante, esto también puede darse en sistemas más nuevos que no se han depurado y probado a fondo antes de implementarlos. En este sentido, la solución al ladrón de tiempo pasa por comprobar qué aplicaciones fallan con más frecuencia y por qué, y si hay alguna manera de repararlos de forma permanente o es mejor reemplazo.

En segundo lugar, habrá que preguntarse cómo de sólido es el proceso de control de calidad, si las nuevas aplicaciones tienden a pasar por alto el control de calidad y luego el desarrollador las olvida y si los programadores de mantenimiento tienen toda la documentación necesaria sobre estos programas para realizar la corrección. Es posible que sea necesaria una revisión de los procedimientos de desarrollo, control de calidad, implementación y mantenimiento de aplicaciones.

2. Reuniones improductivas

Otro de los ladrones de tiempo más usuales es el de las reuniones improductivas. En este sentido, la mayoría de los empleados considera que la mitad de este tiempo de las reuniones se desperdicia.

La solución a este problema pasa por organizar las reuniones con cuidado y emitir un programa antes de cada una de ellas para que los participantes estén preparados para abordar los distintos puntos de la agenda y así tomar decisiones. Si en una reunión un grupo de participantes entra en un debate prolongado, con todos los demás al margen, será preciso posponer esa discusión para revisarla más tarde fuera de la reunión y continuar con otros elementos de la agenda. Si la reunión en sí se convierte en una sesión improductiva, será preferible finalizarla de inmediato.

3. Burnout y absentismo

Como consecuencia de los más de dos años de pandemia una gran parte de los trabajadores ha experimentado agotamiento. El área de TI es una disciplina que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Si se debe cumplir con la fecha límite de un proyecto, o si algo sale mal en la producción, los miembros del personal trabajan más horas a la semana de lo normal. Esta mentalidad está profundamente arraigada en la profesión de TI y es una fuente de orgullo profesional, pero cobra un precio en forma de ausentismo de los empleados y problemas de salud cuando el estrés aumenta, afectando al temperamento del personal.

La solución a este problema pasa por que los gerentes de proyectos de TI observen los comportamientos del equipo y de los empleados, buscando las situaciones de ausentismo excesivo o determinados avisos, como cuando un empleado estrella comienza a incumplir plazos clave o pierde la motivación. Posteriormente será necesario sentarse con el empleado y si él o ella necesita algo de tiempo libre, organizarlo. Será necesario apoyar al empleado y a su grupo de trabajo, que también puede haber sido afectado por el agotamiento.

4. Interrupciones y cuellos de botella

En cada organización existe un grupo de empleados que hacen el trabajo de configurar sistemas y redes, diseñar y mantener bases de datos, escribir aplicaciones complicadas, etc. Los miembros del equipo saben quiénes son estas personas, por lo que cuando necesitan ayuda o apoyo con su trabajo, se recurren a ellos.

Cada individuo solo tiene una cantidad de ancho de banda en el que puede abordar problemas y cuestiones. Si entran más demandas de las que pueden manejar, se convierten en cuellos de botella de recursos que pueden afectar el trabajo del proyecto.

Además, cuando estas personas se sobrecargan con interrupciones continuas, se alejan de su trabajo crítico. La solución a este ladrón de tiempo es buscar oportunidades para automatizar algunos de los procesos de apoyo al personal.

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