El Decreto 2242 de 2015 de Colombia sobre facturación electrónica
Decreto 2242
El 24 de noviembre de 2015 se expidió el Decreto 2242, el cual establece nuevas reglas para realizar la facturación electrónica en Colombia. El decreto hace ciertos cambios en las normas que habían reglamentado la factura electrónica desde el año 1996, pero por diferentes motivos técnicos, jurídicos y culturales no se han utilizado, expedido y almacenado de facturas electrónicas por parte de las organizaciones colombianas.
Debemos resaltar que desde hace años existe un marco jurídico para realizar la factura electrónica: la ley 527 de 1999. Dicha ley introduce el concepto de “equivalente funcional”, que significa que es legal y posible reemplazar la utilización de papel con el de mensajes de datos.
Después, en el Decreto 1919 de 2007, se define la factura electrónica como el documento que soporta transacciones en la venta de bienes y servicios, y se reglamenta que para efectos fiscales se tienen que expedir, entregar, aceptar y conservar mediante los medios y los formatos electrónicos elegidos.
El proceso, según el decreto, se debe realizar mediante el proceso de facturación ya que utiliza procedimientos y tecnología de información que garantiza la autenticidad y la integración desde su expedición y el tiempo de conservación.
Desde el año 2007, se genera todo para que las organizaciones facturen de forma electrónica. Pero debido a diferentes tecnicismos, como el de exigir que las organizaciones cumplan con la norma NTC 6001 de 2008, para las organización es un proceso muy complicado y por eso poco a poco se fue adoptando.
El nuevo Decreto 2242 de 2015
El nuevo Decreto 2242 de 2015 presenta un interesante cambio en lo que se refiere a la facturación electrónica. El fundamento es casi el mismo que el de las antiguas normas, pues tiene la misma definición y conceptos. Pero trae muchos cambios, que pueden llevar a que las organizaciones se suban al concepto de factura digital.
En primer lugar, se introduce el concepto de proveedor tecnológico, el cual es la persona natural o jurídica que realiza el trabajo de facturación electrónica. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan todos los servicios de factura electrónica, previa solicitud, serán autorizados por un plazo de cinco años.
Quien esté interesado en ser proveedor tecnológico debe contar con la certificación de la norma ISO 27001, que hace posible la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Si no cuenta con esta, debe comprometerse a obtenerla máximo dos años después de que se realice la autorización.
Las personas encargadas de realizar la facturas electrónicas, las personas que desean recibir la factura de esta forma y los proveedores tecnológicos que deben quedar registrados en el catálogo de participantes de factura electrónica, por lo que debe existir un registro con información empresarial y técnicas de las organizaciones que implementan la factura electrónica.
La factura se debe emitir en formato XML estándar, debe contar con firmas digitales que garanticen la integridad de la información y que cumplan con los requisitos que se establecen dentro del Estatuto Tributario. Por su parte, puede ser que tarde algo más de un año (2017) en disponer de forma gratuita de los usuarios de los servicios informáticos electrónicos que corresponden, con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica.
Simplificar la facturación
El nuevo reglamento en cuanto a la factura electrónica es un cambio muy importante para que las organizaciones comiencen a reemplazar el papel por los medio electrónicos, ahorrando mucho papel y muy dinero. El paso no se ha dado, sin lugar a dudar, por temas culturales.
El asunto no es sólo el de utilizar la infraestructura tecnológica o los servicios de la nube. El verdadero cambio consiste en buscar procesos simples para la factura digital, que de verdad optimicen los recursos de las organizaciones.
La clave del proceso de facturación son los proveedores tecnológicos, los cuales deben desarrollar soluciones tecnológicas fáciles de implantar y que cumplan con la norma ISO 27001 de seguridad de la información. Muchas organizaciones de tecnología ya cuentan con la norma ISO 27001 para realizar la facturación electrónica, y se encuentran haciendo pruebas para cumplir con la nueva legislación.
El Decreto 2242 hace comprender a los empresarios que por medio de la formación y la cultura que hace años que el papel dejo de utilizarse para todo, es la hora de dar el salto y dejar pasar la nueva tecnología que resulta tan útil para todos.
Esperemos que con el nuevo marco normativo se incremente el uso de la facturación electrónica, la cual contribuye a los procesos, como a la labor de realizar los procesos de las organizaciones eficientes y los seguros.
Software ISO 27001
El Software ISOTools Excellence para ISO 27001 para la Seguridad de la Información se encuentra compuesta por diferentes aplicaciones que, al unirlas, trabajan para que la información que manejan las empresas no pierda ninguna de sus propiedades más importantes: disponibilidad, integridad y confidencialidad.
